A través de un sencillo ejemplo, aprendemos a registrar la provisión para cuenta de cobro dudoso, así como a utilizar la cuenta cuando se decide ajusta la Cuenta por Cobrar comercial por ser considerara incobrable.
Ejercicio:
El 01/07/20X0 decide crearse una Provisión para Cuentas de Cobro Dudoso por el 10% del saldo de cuentas por cobrar a la fecha, que era de UM 790.000,00.
El 31/12/20X0, decide ajustarse el saldo de Cuentas por Cobrar dando de baja la factura 32456 por UM 34.500,00 al ser considerada incobrable.
El 30/06/20X1, el cliente que debía la Fc. 32456 por UM 34.500,00 se comunica con la empresa y deposita en la cuenta Banco ABC el monto de la factura más UM 8.700,00 por concepto de Intereses de Mora.
El esquema de asientos para el registro de las operaciones es el siguiente:
¿Qué ocurre si después de dar de baja a la Cuenta por Cobrar, el cliente paga?
Hoy en la clase, respondemos a la pregunta sobre esta cuenta de estimación contable, además hago la aclaratoria sobre si está bien nombrarla como cuenta de cobro dudoso o incobrable:
Mediante un sencillo ejemplo, realizaremos el registro contable de los Giros Enviados al Cobro: El 20/08/20X1 se envían Giros al Cobro al Banco XYZ por UM 280.000, vencimiento 60 días. 20/09/20X1 se cobra el 80% de los giros enviados, el banco además cobra una comisión del 8% de los giros cobrados 20/10/20X1 fecha de vencimiento, se devuelve el resto por incobrable, el banco cobra adicionalmente un 12% por concepto de gastos de devolución. Seguiremos el siguiente modelo de registro:
Mediante un sencillo ejemplo, realizaremos el registro contable de los Giros Enviados al Descuento:
El 15/07/20X3, se envían giros al descuento al Banco ABC por UM 350.000; los gastos de cobranza representan el 3% del Valor Nominal de los giros, la tasa de Interés Descuento es del 15% anual y el vencimiento es a 90 días.
El 15/09/20X3, se cobra el 70% de los giros enviados.
El 15/10/20X3 fecha de vencimiento, se devuelve el resto de giros por incobrables, el banco cobra un 7% por concepto de Gastos de devolución.
Cuando se efectúa el registro contable de una operación es importante pensar antes de registrar y no hacerlo de forma mecánica sin entender el por qué se efectúa un asiento de una u otra manera, sobre todo en este tema, es importante analizar el por qué no se disminuye o acredita la Cuenta o Efecto por Cobrar cuando se envía al Cobro o al Descuento con una operación de Factoring.
Hoy te explico qué cuentas usar y lo más importante el por qué se utilizan estas y no otras, cuando se envían los giros o las facturas para que sean cobradas por una institución financiera, para cumplir con principios contables, pero sobre todo, para brindar al usuario de la contabilidad, información que le sea de utilidad al momento de tomar una decisión financiera.
Cuando no se realiza la cobranza en la empresa pueden enviarse los giros o facturas para que los cobre un tercero, si se trata de una empresa especializada en efectuar cobranzas, estamos hablando de una operación de Factoring:
¿Qué ocurre cuando la empresa no desea tener un departamento de cobranzas?
Que envía sus facturas o giros a un tercero, para que la represente y realice el cobro a los clientes en su nombre.
Este tercero puede ser una empresa particular, ocurriendo una operación denominada Factoring o una institución financiera.
Pueden existir dos modalidades de envío:
- Al cobro y la empresa recibe el dinero de la cobranza únicamente cuando el tercero logra cobrarle al cliente.
- Al descuento, si la empresa tiene necesidad de efectivo, el tercero puede descontar las facturas o giros entregando el dinero de la cobranza de manera anticipada, es decir, desconociendo si se le va a lograr cobrar al cliente, el costo para la empresa está representado por unos intereses denominados intereses descuento.
Continuando con la política de cobranza en la empresa, corresponde ahora analizar las líneas de tiempo, útiles en la matemática financiera
¿Cómo se aplican para la cobranza de una factura o un giro?
Es muy común en las empresas cuando se realiza la cobranza cobrar intereses de mora cuando los clientes cancelan después de la fecha de vencimiento convenida.
Comúnmente se calculan con la fórmula de interés compuesto, sin embargo, para resolver ejercicios de contabilidad básica lo más común es utilizar la fórmula de interés simple.
Cuando la empresa vende un producto o presta un servicio a crédito tiene dos formas de realizar la cobranza:
1) Dentro de la empresa, aplicando políticas de cobro
2) Enviando las facturas o los giros a un tercero para que este efectúe la cobranza a nombre de la empresa, este tercero puede ser una institución financiera o una empresa de cobranzas.
1. La denominación "Factura".
2. Nombre y apellido o razón social, número de Registro o Identificación Fiscal y domicilio fiscal del emisor.
3. Número consecutivo y único.
4. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad en las prestaciones de servicio que por sus características no puedan expresarse. Si se tratare de productos o servicios exentos, exonerados o no sujetos del Impuesto al valor agregado, debe aparecer, junto con de la descripción de los mismos o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).
5. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos.
6. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado.
7. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.
8. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contra- prestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.
9. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra "TOTAL" y, al menos, un espacio en blanco.
Esta representa una pregunta básica de la Contabilidad, siendo la diferencia principal el documento que causa el derecho a cobro en la empresa.
- En las Cuentas por Cobrar, el derecho a cobro se genera por un documento llamado factura.
- En los Efectos por Cobrar, el derecho a cobro se genera por un documento llamado Giro, Pagaré o Letra de cambio.
Comenzamos el Tema Nº 7 Cuentas y Efectos por Cobrar, además de distinguir las cuentas y efectos por cobrar comerciales por venta o prestación de servicios, también existen otros tipos de Cuentas por Cobrar:
- Cuentas por Cobrar compañías relacionadas o afiliadas: son aquellas que muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales se mantiene algún tipo de vínculo, por ejemplo, participación accionaria o control común.
- Cuentas por Cobrar empleados: son aquellas que están conformadas por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados o relacionados; algunas empresas también generan una cuenta por cobrar empleados cuando existen faltantes por ejemplo en caja.
- Otras Cuentas por Cobrar: son aquellas generadas por otras razones como reclamos por cobrar al seguro, cuanta que se origina por montos que están cubiertos por una póliza que se paga sobre alguno de los activos de una entidad o que ha tenido algún tipo de siniestro. También está la cuenta de anticipo a proveedores, que se causa cuando los proveedores desean asegurar una venta o la empresa desea asegurar la disponibilidad y los precios de una compra o adquisición.
Ya elaboramos un ejercicio de Conciliación Bancaria por el método de Saldos Ajustados en la pizarra, ahora elaboramos otro ejercicio con el mismo método pero esta vez en Excel, para que observes el formato utilizado.
El enunciado del ejercicio lo tienes aquí: La compañía EPKids C.A., encontró las siguientes diferencias al efectuar la conciliación al 31/03/20X1 para su Cuenta Corriente del Banco ING Bank
Saldo s/Libros UM XXX
Saldo s/Estado de cuenta Bancario UM 74.895,00
Cheques en tránsito: Nº 232 por UM 7.562,00 y Nº 434 por UM 4.123,00
La ND Nº 452 por UM 14.520,00 está pendiente por ser registrada en libros de la empresa.
La NC Nº 479 por UM 6.290,00 está pendiente por ser registrada en libros de la empresa.
La NC 789 por UM 57.806,00 fue registrada en los libros de la empresa dos veces por error.
El CH 7845 fue registrado erróneamente en libros por UM 45.620,00 siendo el monto real del cheque UM 54.520,00
Se pide, hallar el Saldo según Libros, mediante la conciliación bancaria correspondiente, utilizando el método de Saldos Ajustados.
La mayoría de las empresas tienen cuentas bancarias en varias instituciones financieras, por ello, una forma útil de presentar el resumen mensual de conciliaciones bancarias es a través del método de Saldos Encontrados, pero mostrado con formato horizontal en vez de vertical.
Para enseñarte como elaborarlo, te presento el siguiente ejercicio:
A continuación se suministran algunos datos sobre las conciliaciones bancarias de la empresa Zenna C.A. al 31/08/20X2
Banesco: Saldo según libros UM XXX; cheques en tránsito UM 45.000,00.
Provincial: Saldo según libros UM 69.523,00; depósitos no abonados por el banco UM 2.720,00; Gastos bancarios reflejados según estado de cuenta bancario UM 12,00
Mercantil: Saldo según libros UM 82.360,00; cheques en tránsito UM. 75.920,00; depósito no registrado en libros UM 45.090,00
Santander: Saldo según libros UM 235.000,00; débito por UM 3.600,00 correspondiente a cobro de cuota mensual de préstamo otorgado por el banco.
El saldo según bancos de las cuatro cuentas bancarias al finalizar el mes es de UM 1.332.521,00
Halla el saldo según libros de Banesco y elaborar el resumen de las conciliaciones utilizando el Método de Saldos Encontrados.
Vamos a elaborar ahora el mismo ejercicio con el que venimos practicando las Conciliaciones Bancarias, desarrollando el Método de Saldos Encontrados, el enunciado del ejercicio lo tienes aquí:
Beta C.A. encontró las siguientes diferencias al efectuar la conciliación al 31/01/20X2 para su Cuenta Corriente del Banco Mercantil:
Saldo s/ Banco por UM 27.143,00 a favor de la empresa
Saldo s/ Libros por UM 12.485,00 a favor de la empresa
- Depósito en tránsito 789-C por UM 2.500,00
- Cheque en tránsito 9087 por UM 4.200
- La Nota de Crédito N° 784 por UM 4.780,00 fue duplicada por el banco.
- El Cheque N° 9092 por UM 6.700,00 fue duplicado en libros, correspondía a pago de Impuestos Municipales pendientes por cancelar.
- El Depósito 1075-C por UM 4.230,00 correspondiente a alquileres cobrados por anticipado fue registrado por el asistente contable por UM 2.340,00
- Cheque N° 9084 registrado en libros para reembolso de Caja Chica por:
Gastos de encomiendas UM 58,00
Gastos de papelería UM 125,00
Gastos de limpieza UM 230,00
Gastos varios oficina UM 470,00
El asistente contable registró el cheque por UM 388,00
- No se registró en libros al cierre de mes;
Nota de débito 9945-X correspondiente a comisión por cheque devuelto por UM 45,00.
Nota de crédito N° 760 por UM 128,00 por intereses bancarios ganados.
Con la información suministrada, elabora:
Conciliación bancaria partiendo de Libros para llegar a Bancos.
Recuerda que te será de utilidad la Regla de los Signos: REGLA DE LOS SIGNOS
Aquí la respuesta, elaboramos la Conciliación en Excel:
Continuamos con el mismo ejercicio de Conciliación por el método de Saldos Ajustados, realizando ahora los asientos de ajuste para corregir las partidas en conciliación en Libros.
Es importante recordar que solo se hace asiento de ajuste para las partidas en conciliación que están en Libros, por ejemplo:
Transacciones que SON registradas en el Banco y que aún NO han sido contabilizadas en la empresa, por ejemplo:
NOTAS DE DÉBITO
- Devoluciones de cheques recibidos de los clientes, que fueron depositados previamente.
- Cargos por comisiones bancarias, mantenimiento de cuentas, intereses cobradas por algún préstamo, entre otros.
- Cargos por transferencias bancarias que se han efectuado a otras cuentas.
NOTAS DE CRÉDITO
- Abonos por transferencias recibidas de otras cuentas
- Intereses ganados
Errores por registros contables equivocados, por ejemplo:
- Falta de registro de un cheque, depósito, nota de débito o nota de crédito en los libros
- Omisión de registro, por ejemplo un depósito registrado por el banco que aparece en el estado de cuenta y no en los libros contables
- Duplicación de registros
- Registro de una partida (Cheque, Depósito, Nota de Crédito o Nota de Débito) con una cifra diferente por lo cual se origina una diferencia entre el monto real y el monto registrado.
En el caso de errores realizados en Libros, siempre se AJUSTA la diferencia.
Bancos corregirá en su propia contabilidad las correspondientes partidas en conciliación en caso que existan.
